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【編者按】  在企業(yè)信息化的發(fā)展過程中，很多企業(yè)在系統(tǒng)應用上取得了顯著成效，積累了成功的經(jīng)驗；但也有不少企業(yè)的信息化并沒有達到預期效果，甚至失敗。究其原因在于，信息化不是簡單的購買一套軟件，而是要涉及到一個重要決策：重新改造公司業(yè)務流程。信息化要求企業(yè)先梳理清楚業(yè)務流程，再進行簡化、重組，最后實現(xiàn)操作自動化，這是一些成功企業(yè)的共同點。而作為信息化實施主體，企業(yè)的意識轉變及一把手的參與，更是成功中的關鍵。

案例分享：昆明誼亙科技有限公司

關鍵應用：成本控制  獨立核算  流程規(guī)范

昆明誼亙科技有限公司（以下簡稱“公司”）成立于2011年，是一家集軟件開發(fā)與技術服務、計算機及配件、云計算平臺建設、數(shù)據(jù)中心、微軟操作系統(tǒng)分銷、云桌面、數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡設備、多媒體會議系統(tǒng)、辦公設備等一系列產(chǎn)品的系統(tǒng)集成解決方案提供商。公司主要為教育、政府、公檢法、醫(yī)療、金融、通信等提供專業(yè)的行業(yè)解決方案，年銷售過億。

作為當?shù)刂慕逃煞桨腹蹋緲I(yè)務分布于云南全省，在各地州設有分支。公司項目多且大小不一，周期有長有短，客戶要求各異。隨著業(yè)務的逐年發(fā)展，項目管理壓力明顯增加。此前，公司信息化僅停留在一套財務軟件，對項目成本控制、分支獨立核算和內(nèi)部流程規(guī)范等管理越發(fā)的迫切。

      信息化作為一把手工程，得到了領導層的高度重視，公司專門指派核心部門代表成立了信息化小組，并于2020年4月順利上線快普M8整合管理平臺（以下簡稱“快普系統(tǒng)”），及時解決了公司發(fā)展的管理需求。

01 成本管控更科學

公司通常好幾個項目同時進行，項目大小不一、采購品類、采購量也不相同，而項目材料由于市場波動較大，需要對外進行詢價、貨比三家……以往，材料采購由項目經(jīng)理按需求直接電話與采購部門溝通，人工比對價格難且效率低；采購多少、到貨多少、出庫多少，無法實時統(tǒng)計；采購出錯容易造成部門之間的推諉扯皮等現(xiàn)象；項目缺少預算，成本難以管控，容易出現(xiàn)超支。 

快普解決方案：

通過快普系統(tǒng)，公司根據(jù)項目情況設置成本管控。選擇嚴控之后，所有采購、供貨的費用都由項目供貨清單或者費用清單生成。當費用超出預算時，采購就需要特別申請，由領導審批之后才能進行采購、供貨，達到對于項目經(jīng)理、采購人員以及項目成本的嚴格控制。以項目維度核算公司的實際收入、成本，完善和強化財務核算，提高管理層的業(yè)務預測能力，提高公司資源的配置能力。

02 獨立核算更簡單

公司業(yè)務分布于全省各地州，共設5個分支，此前財務僅做總帳管理，缺乏對不同分支的經(jīng)營分析。隨著業(yè)務的發(fā)展與管理需要，公司期望能對各地州經(jīng)營情況、收入、成本、盈利進行分析對比，實現(xiàn)分支機構的獨立核算，這時候就需要一套“集團化管理方案”。 

快普解決方案：

快普系統(tǒng)采用標準財務核算，既可以按分支機構獨立核算出報表，又可以合并集團報表；支持不同分支機構執(zhí)行不同的價格政策，來進行內(nèi)部成本核算；在內(nèi)部銷售、采購或分支機構間調(diào)撥時，自動生成對方相應的單據(jù)，提供內(nèi)部應收查詢，分支機構調(diào)撥查詢；獨立核算的分支機構可以實現(xiàn)統(tǒng)一的集團式管控，也可以進行嚴格的數(shù)據(jù)權限控制，同一種業(yè)務不同分支機構走不同審批流程，靈活可控。

03  流程審批更規(guī)范

在快普系統(tǒng)上線之前，公司業(yè)務審批采用郵件形式，并將郵件作為憑證提交到財務，再手工錄入財務系統(tǒng)。流程相對靈活，但同時也造成信息（如項目名稱）的不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準確、權限控制難等問題；審批涉及多人時，及時性也難以保證，過程難追溯。

快普解決方案：

快普系統(tǒng)將公司的項目管理、進銷存、財務、客戶關系、運維服務等進行全面整合，通過統(tǒng)一的基礎數(shù)據(jù)、統(tǒng)一的業(yè)務流程，實現(xiàn)公司業(yè)務和財務一體化應用；審批與數(shù)據(jù)實時同步，全面打通了各部門信息壁壘，減少出錯率；系統(tǒng)靈活的流程設置與權限控制，幫助公司重新梳理、規(guī)范內(nèi)部流程，建立管理標準，提高工作效率。

【 后 記 】信息化已成為企業(yè)轉型升級最重要的抓手和企業(yè)最重要的核心競爭力。信息化建設一定是“一把手”工程，企業(yè)一把手要親自參與規(guī)劃和建設，絕不能授權。只有一把手強有力的支持和推動才能真正發(fā)揮信息化價值。昆明誼亙科技有限公司信息化項目取得的成功，信息化小組起了決定性的作用。在疫情特殊時間，公司領導帶領信息化小組提前做足準備，從財務、項目到技術，各個核心崗位充分的投入學習研究，為快普系統(tǒng)的順利上線奠定了良好的基礎。領導層全程的參與推動，也決定了快普系統(tǒng)能在全公司實現(xiàn)成功的應用?？炱障到y(tǒng)上線后，公司項目實現(xiàn)了全過程管理，項目進度、成本和資金的管控更加科學，項目預算、結算、利潤一目了然，為公司戰(zhàn)略決策提供了有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。